Die E-Rechnung

Als E-Rechnung gilt nach dem Gesetz ab dem 01.01.2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Somit gilt eine Rechnung nur als elektronische Rechnung, wenn die erforderlichen Rechnungsdaten als strukturierter elektronischer Datensatz in einer XML-Datei vorliegen. Die E-Rechnung muss – sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang – eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen. Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word-, Excel- oder Bilddateien erfüllen nicht die Anforderungen an eine elektronische Rechnung und gelten ab dem 01.01.2025, ebenso wie Papierrechnungen, als „sonstige Rechnung“

Zulässige Formate der E-Rechnung

XRechnung

… ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell in Form einer XML-Datei. Es handelt sich um ein reines Daten-Format für eine maschinelle Auswertung. Für ein manuelles Öffnen bedarf es eines weiteren Programmes für eine visuelle Darstellung.

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) ist ein hybrides Format, bei dem eine XML-Datei für die maschinelle Auswertung erzeugt wird, aus welcher wiederum eine PDF-Datei für die visuelle Darstellung erstellt wird. Die Datei wird als PDF-Datei angezeigt und die enthaltene XML-Datei als Anhang in der PDF gekennzeichnet.

Die technischen Voraussetzungen für die Einführung einer E-Rechnung sind entscheidend, um einen reibungslosen und gesetzeskonformen Prozess zu gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Punkte:

1. Softwarelösungen

• E-Rechnungssoftware: Eine geeignete Software, die die Erstellung, den Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht (z.B. SAP, DATEV, oder spezielle E-Rechnungslösungen).
• Kompatibilität: Die Software sollte mit den gängigen Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD kompatibel sein.

2. Hardware

• Server: Ausreichend leistungsstarke Server, um die E-Rechnungssoftware zu hosten und eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen.
• Netzwerk: Ein stabiles und sicheres Netzwerk, das eine schnelle Datenübertragung ermöglicht.

3. Schnittstellen

• APIs: Schnittstellen zur Integration der E-Rechnungslösung in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme.
• Import- und Exportfunktionen: Unterstützung von Datenformaten, die für den Austausch von Rechnungen erforderlich sind.

4. Datenmanagement

• Datenbanken: Ein effizientes System zur Speicherung und Verwaltung von Rechnungsdaten.
• Backup-Lösungen: Regelmäßige Sicherung der Daten, um Verlust zu vermeiden.

5. Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung: Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, um die Vertraulichkeit der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
• Zugriffskontrollen: Benutzerrechte und Rollenmanagement zur Steuerung des Zugriffs auf sensible Informationen.

Diese technischen Voraussetzungen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung der E-Rechnung und helfen, die Effizienz und Transparenz im Rechnungsprozess zu steigern.

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